Как прошить документы нитями?
Непреднамеренное расформирование бумаг, обман, отказ в проверке или хранении, возвращение обращения нерассмотренным – вот лишь немногие результаты неверно систематизированной внутренней документации. Во избежание штрафов и других ненужных ситуаций, следует серьезно подойти к организации firmware.
Регламент, выверяющий нормы firmware документов нитями
Нет ГОСТ, содержащего детальное описание процедуры. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» вопрос firmware не рассмотрен, хотя некоторые источники неправильно ссылаются на него. В действительности руководствоваться необходимо исключительно внутренним уставом предприятия, стандартный инструкцией по делопроизводству от 2005 года и приказом №76 Росархива (от декабря 2009 года). Интересующая информация представлена в пункте 3.5.3 и Приложении №24.
Что нужно для того, чтобы прошнуровать листы?
Для проведения процедуры заранее нужно познакомиться с сопутствующей документацией, а уже после приступить к выбору инструментов. Причём их вид нередко зависит от толщины и важности определенного документа. Так, при обращении с совсем тонкими бумагами легче применять иглу, со средними – дырокол. Скрепление объёмных плотных папок идет при участии шуруповёрта и в меру толстой верёвки.
В большинстве случаев прошивку выполняют с помощью следующих предметов и устройств:
Для создания отверстий в особо толстых томах порой применяют дрель. Впрочем её использование требует большой осторожности, способностей и правильно выбранного диаметра сверла. В отношении же клея правила предельно просты. Под запрет попадает резиновый, так как может пропечататься на прочие листы. Прекрасные варианты: традиционный типографский ПВА, казеиновый и силикатный. У каждого имеются собственные стороны как слабые так и сильные, но в общем они все приблизительно равны друг дружке.
Важно! Силикатный клеевой состав после себя оставляет жёлтую корку, а карандаш не дает необходимый для защиты уровень фиксации.
К ниткам тоже предъявляют специальные требования. Они обязаны быть в меру толстыми, самыми прочными и несыпучими. Этими показателям отвечает лавсановая лента. В случае её отсутствия необходимо пользоваться суровой нитью. Хлопчатобумажная тоже подходит, но лишь при условии, что будет неоднократно сложена (для утолщения и увеличения стойкости к разрыву).
Важно! Ручной способ с использованием нити – не единственно возможное решение. Для сшивания придуманы специализированные станки и машины. Отдельные из них закрепляют некоторые листы с помощью пружины, пластиковой или железной (первый вариант легко расшить обратно). Прочие предоставляют клеевое бесшовное скрепление.
Пошаговые инструкции как прошить документы нитями
Главное отличие методов один от одного – кол-во отверстий и расстояние между ними. По такому критерию выделяют способы, которые рассчитаны на 2,3,4 и 5 дырочек. Дополнительного нечасто используется угловой вариант firmware. Но он подходит ограниченному числу бумаг (не для дел и отчётов).
В две отверстия
Самый обычный вариант. Подойдет для обращения с внутренними бумагами, которые в последующем не будут переданы на рассмотрение посторонним органам.
-
распечатать документ, урегулировать листы;
- пробить дыроколом дыры;
- продеть нить;
- сделать узел на нитке (должен находиться не с лицевой стороны);
- из файла сшивки вырезать лист;
- наклеить его сверху узла поэтому, чтобы концы верёвки не были полностью закрыты (они должны заканчиваться ниже);
- заполнить лист firmware.
На листе firmware уже отпечатаны пункты к наполнению. Остаётся лишь сделать надписи соответствующего характера. Рекомендованный цвет пасты: синий или чёрный. В большинстве случаев данный вопрос изменяется нормами, составленными на самом предприятии. Если аналогичного документа нет, работу проводят синей ручкой.
Если листа firmware нет, то из белой бумаги режут клочок размером 3х5 см. Дальше его приклеивают и ставят надпись «прошито и пронумеровано». Более того, указывается кол-во страниц, а еще юридические данные и подпись ответственного лица, дату. Сверху идёт печать.
Важно! Заместо печати может быть применен сургучный оттиск, однако он считается устаревшей и менее надёжной формой пломбировки.
В три прокола
Для начала стоит наметить, где собственно будут находиться отверстия. Лучше всего они обязаны быть центрированы, если только не требуется другого расположения. Также им надлежит быть на равном один от одного расстоянии. Располагают их в первую очередь по левому краю документа.
Пошаговое представление процесса:
-
сделать иглой прокол ровно в середине левого начала листа (иголка входит с другой стороны, а выходит с лицевой);
- выполнить второй прокол (игла входит с лицевой стороны документа, а выводится с обратной);
- сделать 3-ий прокол (игла входит с другой стороны, а выходит с лицевой);
- снова вдеть иглу в отверстие №1;
- завязать узел (оставить от нитки не менее 7 см);
- наклеить лист firmware;
- заверить.
- проделывание дырочек;
- вдевание иглы с другой стороны (должна войти во 2 дырку, если считать с правой стороны налево);
- вдевание иголки с ниточкой в 1 дырку с правой стороны;
- дальше нить опять отсылают во 2 отверстие с правой стороны;
- после иглу отсылают в 3 дырку с правой стороны;
- после переходят на крайних левый прокол;
- возвращаются к 3 отверстию;
- выводят на другую сторону и выполняют узел.
При формировании узла необходимо наблюдать за тем, чтобы ниточка не опускалась ни на каких участках. Ей надлежит плотно и бережно фиксировать страницы.
К данной методике прибегают очень нечасто. В большинстве случаев надзорных и органов контроля устраивает вариант с 3–4 дырками. Увеличение до 5 говорит про то, что рассматриваемые бумаги относятся к документам строжайшей отчётности и первой важности. К примеру, так обращаются с некоторыми отчётами для налоговой.
Важно! Если есть наличие 5 дырок приклеенный прямоугольник должен быть вырезан из папиросной бумаги, а отверстия – размещаться на расстоянии 5 см один от одного.
Очередность вдевания иглы в зависимости от номера отверстия (можно считать с любого края):
-
3–4;
- 4–5;
- 5-4;
- 4-3;
- 3-2;
- 2-1;
- 1–2;
- 2–3.
На данном шаге нить необходимо закрепить узлом.
Устав и некоторые бумаги торговой отрасли можно пошить угловым методом. При этом способе выполняется дыроколом единичное отверстие в левом верхнем углу. В него вдевается ленточка (40 см), сложенная вдвое. Вставляют её поэтому, чтобы загнутая серединная часть оказалась с другой стороны, а концы – с лицевой.
Дальше в петельку продеваются хвостики. Таким образом выходит узел. Его необходимо передвинуть на нелицевую сторону документа и закрепить с помощью прямоугольного кусочка бумаги. На листочке пишут:
- прошито, пронумеровано;
- кол-во листов (буквами и числами, последние должны идти в скобках);
- инициалы работника одновременно с подписью (в первую очередь идёт последняя, её расшифровку указывают после).
Требования к оформлению прошитых документов
Нельзя прошивать с помощью скобосшивателя, клея, скрепок. Они не предоставляют хороший уровень защиты: при подобных способах крепления можно неприметно удалить скрепляющий компонент, достать листы, заменить их или подложить новые. Если аудитор, налоговая служба либо другой контролирующий орган увидят документ, прошитый аналогичный образом, у организации могут быть очень разного рода проблемы, начав с отказа в приёме отчётности и завершая вынесением ультиматума по срочному исправлению всех имеющихся в архивах главных бумаг.
Важно! Если есть сомнения в своих навыках или встретились с необходимостью обновления firmware большого объёма документов, целесообразно обратиться с просьбой о помощи к профессионалам. Услуги подобного рода даются архивами и типографиями. При этом срочного выполнения заказа ждать не приходится из-за загруженности организаций. Очень много у них работы в период сдачи отчётности и дипломов.
Кол-во дырок в действительности играет главную роль. При подсчете необходимого числа необходимо отталкиваться от важности договора. Самая примитивная по содержанию документация прошивается с помощью 2 дырок, особо ценная – 5-ю дырками.
Принимается во внимание и расстояние между дырочками. Идеальный вариант: каждая находится от предыдущей на расстоянии 3 см. Для соответствия требованию проводят подготовительную разлиновку: заблаговременно намечают, где необходимо сделать отверстия. Впрочем разлиновка не всегда помогает. К примеру, скошенные отверстия нередко появляются при подшивании слишком толстых документов или журнала. В работе с ними необходимо использовать шило и действовать очень бережно. Применяемую нитку лучше вдеть в иглу – она поможет правильному и точному введению.
Большое внимание уделяют нумерации страниц. Основные положения по вопросу:
- применяются арабские цифры;
- числа располагают по увеличению;
- место проставления: правый верхний угол;
- нельзя, чтобы число заходило за начало листа;
- приложения также подлежат нумерации;
- вид нумерации для приложения: сквозной;
- при прикреплении письма отчёт ведут начав с конверта (на нём ставят первое по счёту число);
- каждая страница письма нумеруется в зависимости от порядка изложения;
- во время работы с делом, представленным несколькими томами, содержание любого из них нумеруется отдельно.
Особенного подхода просит и печать. Устанавливать её необходимо на завершальной стадии и поэтому, чтобы она одновременно располагалась и на листке firmware и на документе. Если у частного предпринимателя нет печати , то он может пропустить данный шаг.
Важно! Если документ после ставится в папку, то не надо приклеить листок «прошито, пронумеровано, скреплено подписью» сзади на её тыльную стенку. Правильное для этого место: задняя сторона последнего прошитого листка.
При заполнении листа сшивки не надо мельчить. Каждая единица информации должна легко считываться. Сокращения также недопускаются. Более того, необходимо оформить запись таким образом, чтобы она шла и сверху документа и сверху наклеенного прямоугольника бумаги.
Важно! При условиях проведения заверения на основании доверенности, её номер и дату подписания указывают обязательно.
